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La menace silencieuse : le détournement de fonds dans les cabinets dentaires et comment le prévenir

David Harris, fondateur de la société d’enquête sur les détournements de fonds Prosperident, estime que recruter la bonne équipe est essentiel pour prévenir le détournement de fonds. (Image : Fresnel/Shutterstock)

Le détournement de fonds touche plus de la moitié des praticiens dentaires à un moment donné et entraîne souvent des conséquences financières dévastatrices. Depuis plus de trois décennies, David Harris, fondateur et P-dg de Prosperident, est à l’avant-garde pour détecter les vols et aider les propriétaires de cabinets à protéger leurs entreprises. Sous sa direction, Prosperident est devenue la principale société d’enquête sur les détournements de fonds dans le secteur dentaire aux États-Unis. Dans cette interview, Harris partage des conseils précieux pour identifier et prévenir les vols commis par les employés, en insistant sur le rôle essentiel de la confiance et de la responsabilité, ainsi que sur l’importance de mettre en place des systèmes solides dans les cabinets dentaires.

David Harris est l'auteur de Dental Embezzlement : The Art of Theft and the Science of Control (Tellwell Talent, 2019) (Image: David Harris)

Monsieur Harris, pourriez-vous nous parler de vous et de votre parcours qui vous a conduit à devenir un expert reconnu en détournement de fonds dans le domaine dentaire ?
J’ai commencé dans cette carrière en 1989 complètement par hasard. Un ami dentiste soupçonnait un détournement de fonds et, désespéré, s’est tourné vers moi. Il savait que j'avais de l’expérience dans les enquêtes et que, grâce à quelques mésaventures pendant l’adolescence, je pouvais comprendre la façon de penser des criminels.

J’ai résolu cette affaire rapidement, mais je n'avais pas encore décidé d’en faire une carrière. Deux semaines plus tard, j'avais un rendez-vous chez mon dentiste et, avant d’entrer, j’ai jeté un coup d'œil à travers la porte vitrée et j'ai vu la même femme que j'avais démasquée deux semaines auparavant assise à l’accueil. Je suis parti, ai appelé mon dentiste, et il est devenu mon premier client payant.

De ces débuts modestes et accidentels, Prosperident est devenue une entreprise comptant 25 membres dans son équipe, qui réalisent chaque année des centaines d’enquêtes sur des détournements de fonds dans des cabinets dentaires. Bon nombre de nos membres possèdent une expertise spécialisée. Par exemple, deux d’entre eux se concentrent sur les enquêtes pour les cabinets d’orthodontie. D'autres collaborent étroitement avec des avocats sur des litiges tels que des différends financiers entre partenaires de cabinets dentaires. Une partie de notre travail, qui se développe très rapidement, consiste à aider de manière proactive, les propriétaires de cabinets à réduire leur risque de détournement de fonds.

Au cours des 25 dernières années, beaucoup de choses ont changé dans le domaine dentaire et dans notre façon de travailler, mais les principes fondamentaux de la manière dont les gens détournent des fonds — et la satisfaction que mon équipe et moi-même éprouvons lorsque nous résolvons une affaire — n’ont pas changé.

Quelle est la prévalence du détournement de fonds dans le domaine dentaire, et quels sont les principaux signes d'alerte que les propriétaires de cabinets devraient surveiller ?
Des études publiées confirment que près de 50 % des dentistes ont déjà été victimes de détournement de fonds. En s’appuyant sur des hypothèses raisonnables concernant ce qui pourrait survenir au cours de leur carrière, on peut estimer qu’environ 70 % des dentistes seront affectés tôt ou tard. D'après nos dossiers, le montant moyen détourné avant d’être découvert dépasse US $ 100 000 (€ 95 520*).

Divers indices peuvent révéler un risque potentiel. Certains sont d’ordre financier, comme des écarts entre les dépôts bancaires et les encaissements enregistrés dans le logiciel de gestion du cabinet, tandis que d'autres sont comportementaux, tels qu'un employé refusant de prendre des congés ou travaillant fréquemment lorsque le cabinet est fermé.

D'après votre expérience, qu'est-ce qui motive les employés de cabinets dentaires à commettre un détournement de fonds ?
Les employés volent généralement pour deux raisons. Certains agissent sous la pression d'une détresse financière. Ils peuvent être confrontés à une addiction, un divorce ou des frais médicaux importants. Souvent, ils ont épuisé toutes leurs options d'emprunt et estiment n’avoir aucun autre moyen de subvenir aux besoins de leur famille. Ces voleurs « dans le besoin » ressentent souvent des remords, mais considèrent le vol comme leur seule issue.

D’autres volent par avidité. Ces individus estiment ne pas être suffisamment rémunérés pour leurs compétences et volent pour obtenir ce qu’ils considèrent comme leur dû. Ces voleurs « avides » dépensent souvent de manière ostentatoire en articles de luxe et montrent généralement peu de remords, car ils estiment que leur comportement est justifié.

Quelles erreurs courantes les propriétaires de cabinets commettent-ils, permettant ainsi le détournement de fonds ?
Un détournement de fonds réussi exploite les faiblesses des systèmes de contrôle. De nombreux dentistes concentrent trop les tâches financières entre les mains d’un ou deux employés, ce qui crée des opportunités pour une personne de voler et de dissimuler ses actes. Une répartition adéquate des responsabilités oblige un voleur potentiel à collaborer avec un collègue, ce qui comporte un risque important et dissuade ainsi de nombreuses tentatives.

Une autre erreur fréquente consiste à confondre délégation et abandon. Pour fonctionner efficacement, les dentistes doivent déléguer, mais une délégation efficace nécessite de la responsabilité. Cela implique de consacrer du temps au suivi des tâches et d'acquérir suffisamment de connaissances pour vérifier qu'elles sont correctement exécutées. De nombreux dentistes évitent cet effort, confiant des tâches sans supervision, ce qui conduit inévitablement à des abus.

Quelles mesures les propriétaires de cabinets peuvent-ils prendre pour prévenir les vols par leurs employés ?
La protection commence dès le recrutement. De nombreux candidats ont un passé personnel qui, s’il était révélé, dissuaderait de les embaucher. Malheureusement, de nombreux cabinets négligent des vérifications préalables essentielles, telles que les enquêtes sur les antécédents criminels, la vérification des références et les tests de dépistage de drogues.

Ensuite, les propriétaires de cabinets doivent garantir une saisie précise des données dans le logiciel de gestion en examinant attentivement les rapports quotidiens avant de quitter le bureau. Retarder ces vérifications réduit leur efficacité. Il est également recommandé aux propriétaires de développer l’habitude d’imprimer eux-mêmes les rapports à examiner afin d’éviter toute manipulation sélective par le personnel.

« La protection commence par le recrutement. »

Une tâche mensuelle cruciale est l’articulation financière, qui consiste à comparer les totaux des rapports quotidiens à ceux des rapports récapitulatifs mensuels, pour s’assurer que rien n’a été saisi en dehors des heures ouvrables dans le but de le dissimuler.

Enfin, les propriétaires de cabinets devraient comparer les encaissements mensuels enregistrés dans le logiciel aux dépôts réels effectués à la banque, après avoir exclu les transactions non liées aux revenus. Ces montants devraient correspondre, à l’exception des écarts liés au moment des opérations.

Vous avez mentionné qu’il est crucial de recruter le bon personnel. Quelles étapes de recrutement permettent de constituer une équipe de confiance ?
Recruter la bonne équipe est essentiel, non seulement pour prévenir le détournement de fonds, mais aussi parce que votre personnel représente votre cabinet auprès du public. Les dentistes n’aiment souvent pas recruter et peuvent être tentés de négliger certaines étapes, mais cela peut entraîner de graves conséquences. Même lorsqu’ils peinent à trouver des candidats qualifiés, les propriétaires de cabinets devraient effectuer des vérifications préalables approfondies pour savoir exactement à qui ils confient leur confiance.

Pourriez-vous expliquer comment un logiciel de gestion de cabinet peut aider à prévenir le vol par les employés ?
La plupart des logiciels de gestion de cabinet incluent des fonctionnalités de sécurité, mais celles-ci sont souvent désactivées car jugées contraignantes par le personnel. Par exemple, les paramètres d’expiration des mots de passe sont souvent désactivés, alors que des changements fréquents de mots de passe réduisent le risque de compromission des identifiants. Les droits d’administrateur devraient également être limités aux propriétaires du cabinet, mais il est courant de voir ces permissions accordées aux responsables de bureau. Les propriétaires de cabinets devraient examiner et configurer les paramètres de sécurité des logiciels pour garantir une protection maximale.

Que doivent faire les professionnels dentaires lorsqu’ils soupçonnent un détournement de fonds ?
Les propriétaires de cabinets doivent éviter de révéler leurs soupçons à leur équipe. Si leurs soupçons sont infondés, cela peut nuire à la relation de confiance. En revanche, si un vol est effectivement en cours, alerter le voleur pourrait lui donner l’occasion de prendre des mesures préjudiciables ou extrêmes pour se protéger.

Beaucoup de dentistes se tournent vers leurs conseillers habituels, tels que des comptables, des consultants en gestion de cabinet ou des formateurs en logiciels. Cependant, ces professionnels n’ont souvent pas l’expertise nécessaire pour traiter les affaires de détournement de fonds. Il est essentiel de contacter immédiatement un spécialiste en détournement de fonds dans le domaine dentaire.

Note éditoriale:

* Calculé sur la plateforme OANDA le 19 décembre 2024.

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