L’organisation quotidienne du cabinet dentaire : entretien avec le Dr Jacques Vermeulen

Vous avez dirigé plusieurs formations depuis 2003 sur le thème de l’organisation du cabinet dentaire. Vous avez ensuite publié un livre intitulé « L’Organisation quotidienne du cabinet dentaire - Le Mémo » en 2014 et une réédition en 2017. Quelles sont les raisons qui vous ont amené à vous pencher sur cette question d’organisation ?

C’est une passion de l’organisation. J’aime faire beaucoup de choses dans ma vie en dehors de la dentisterie. Pour conjuguer activités professionnelles, loisirs, culture, sport, cela nécessite d’être hyper-organisé. Ce credo je l’ai depuis l’adolescence. Pour faire beaucoup de choses, il faut une organisation parfaite où les temps morts sont réduits au minimum. Je suis à la poursuite de l’efficience dans chaque domaine et dans le cadre professionnel, je me suis rendu compte qu’il y a en général un manque d’organisation. Cela ne fait pas partie du cursus dispensé à l’université.

Beaucoup de dentistes visent un carnet de rendez-vous plein longtemps à l’avance pour se rassurer. J’appelle cela le « complexe du frigo plein ». En effet il existe des gens qui ont besoin d’un frigo rempli et qui vont jeter beaucoup de produits car ils sont périmés. Les chirurgiens-dentistes ont ce même comportement vis-à-vis de leur carnet de rendez-vous. Ils ont un planning plein plusieurs mois à l’avance. C’est une grossière erreur parce qu’ils n’auront plus la place pour les priorités et les grands rendez-vous. Ce matin par exemple j’ai traité une patiente durant trois heures et cette après-midi un patient pendant trois heures.

Lorsque j’ai débuté dans la profession, je me suis installé dans le petit village de Flumet et je retournais sur Nice voir mes amis de l’université. Ils me disaient « j’ai mon carnet plein sur plusieurs mois, je ne sais plus où placer de nouveaux rendez-vous et pire je n’arrive même pas à faire la prothèse » Alors que mon carnet était plein à une semaine. J’ai douté sur le choix de mon lieu d’installation. J’ai demandé le chiffre d’affaire qu’ils réalisaient et il était deux à trois fois inférieur au mien. J’ai tout de suite établi la relation qu’il y avait entre un carnet saturé et un carnet à huit ou dix jours. Ce dernier permet de faire beaucoup plus de travail, de grouper les actes et favorise efficience et efficacité au cabinet dentaire.

Avez-vous pu percevoir des changements de qualité de vie chez des confrères qui ont suivi vos conseils ?

Tout à fait. Les praticiens qui ont suivi mes conseils ont très rapidement doublé leur C.A avec un taux horaire supérieur. Ils travaillent 8h par jour 3 jours, 3 jours et demi par semaine. Ceux qui ne voient pas de changement, sont ceux qui continuent à garder leurs mauvaises habitudes. Un peu comme pour les cures d’amaigrissements. Ils vont essayer la méthode pendant quelques jours et après ils retrouvent leurs défauts.

Avez-vous modifié des éléments entre 2014 et 2017 ?

Le digital à modifier beaucoup de choses. Les caméras, les usineuses que l’on peut intégrer au cabinet ont fait beaucoup évoluer la dentisterie.  C’est pour cela que j’ai écrit deux nouveaux chapitres sur le numérique et la technologie. Depuis 2015, de nouveaux outils comme Doctolib ou d’autres plateformes similaires nous facilitent également la prise de rendez-vous. Les patients peuvent bloquer via internet un créneau sur le planning du cabinet dentaire, qui en est immédiatement informé. De manière surprenante, de nombreuses personnes du troisième âge en font usage. Toutefois, je n’ai pas parlé de ce type de plateforme dans cette nouvelle édition. Au moment où j’ai rédigé le livre, ces plateformes n’étaient pas encore véritablement d’actualité ou plutôt nous n’avions pas suffisamment de recul pour en parler. L’entreprise Doctolib a commencé en 2014, il faut tester les choses avant d’aborder le sujet dans un livre. Cela pourra faire l’objet d’un chapitre dans une future édition.

Votre livre est illustré par des vidéos. Qu’apportent-elles au livre ?

On a essayé de fournir pour chaque chapitre plusieurs vidéos, en totalité presque 25, sur des sujets concrets qui sont reproductibles d’un cabinet à l’autre. On a plusieurs vidéos sur les absences des patients, sur les reports des rendez-vous. Comment répondre au patient qui dit « Je voudrais un petit détartrage parce que je marie ma fille…ou bien j’ai une douleur et je voudrais un petit détartrage » des cas classiques de patients qui leurrent pour obtenir ce qu’ils souhaitent. Il y a également le patient qui exige un code demandé par la mutuelle, et ce code n’existe pas !

Ces vidéos nous font rire mais sont le reflet de notre quotidien. Ces vidéos permettent de savoir comment répondre à ces cas de figures que nous rencontrons. Elles nous aident à déjouer ces pièges et aussi à prendre du recul.

La notion de bien-être et de plaisir à aller au travail sont importantes pour vous. Vous exercez en profession libérale depuis presque 40 ans, avez-vous réussi à conserver ces notions tout au long de ces années ?

Absolument. Je n’ai jamais eu de doutes sur le plaisir que me procure mon métier. La société évolue, aucun domaine n`échappe à ce phénomène, la patientèle change. Mais une bonne organisation et un bon suivi des protocoles permettent de s’adapter. Nous devons avoir une éthique et toujours donner le meilleur au patient, nous cultiver, nous former pour être toujours à la pointe des technologies. Je préconise un traitement global et non un soin ponctuel d’UN problème sur lequel le patient veut nous focaliser. Quand un patient vient dans le cabinet, je fais un bilan complet de la bouche. Je le soulage bien évidemment s’il souffre mais dès lors que j’ai fait mon travail de thérapeute, s’il souhaite continuer, je l’incite à suivre le traitement dans sa globalité, de soigner toute sa bouche. Certaines personnes n’apprécient pas, ils veulent se faire soigner seulement une dent mais dans ce cas, ils ont le choix de trouver une autre adresse.

De ce fait, mes patients sont très motivés, très engagés. Les autres sont partis d’eux-mêmes !  C’est pour cela que j’ai gardé cette fraicheur et cet engouement, ce plaisir que j’ai de venir travailler tous les jours. Dès lors que l’on se laisse dicter notre exercice par les patients, par les mutuelles ou les réseaux on perd le plaisir de soigner. Certes nous sommes au service des patients en ce qui concerne la douleur mais après on a aussi cette possibilité de formater les patients en fonction de l’exercice que l’on veut avoir. Cela doit être un échange.

Les praticiens qui font de la dentisterie de cavalerie, sont contraints de pratiquer une dentisterie Low-cost ou de réseaux. Ceux qui malheureusement cèdent à ces chants de sirènes et qui exercent dans ces conditions, ne le feront pas toute leur vie !

Quels sont les conseils indispensables que vous donneriez pour bien réussir l’organisation de son cabinet dentaire ?

Ne jamais arrêter de se former, faire des formations validantes, diplômantes et traiter ses patients dans leur globalité. Voilà mon secret pour continuer à prendre du plaisir à exercer ce beau métier.

Merci beaucoup pour cet entretien

 

 Cf : L’Organisation quotidienne du cabinet dentaire - Le Mémo, édition 2 – chez CDP

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